Steuern Sie Ihren Tag von einem Ort aus, allein oder im Team
Sehen Sie, wer kommt, wer führt und was sich seit gestern geändert hat. Odybook bietet Ihnen eine tägliche Teilnehmerliste, ein Guide-Portal für den Check-in, Teamrollen und die Gäste-E-Mails, die jede Buchung begleiten.
Im Tagesgeschäft verlieren kleine Tourunternehmen Zeit: Namen in Tabellen kopieren, E-Mails an Guides weiterleiten und immer wieder dieselben Gästefragen beantworten. Odybook hält Buchungen, Guides und Gästenachrichten zusammen, sodass ein Guide, der allein arbeitet, und ein zehnköpfiges Team mit derselben Grundlage arbeiten.
Tägliche Teilnehmerlisten und Check-in für Guides
Die Teilnehmerliste zeigt die Buchungen eines Tages, gruppiert nach Startzeit: die Tour, Buchungsnummer und Status, den Hauptgast, die Gästezahl, den zugewiesenen Guide und Ihre Buchungsnotizen. Blättern Sie zum vorherigen oder nächsten Tag und drucken Sie die Liste aus dem Browser, wenn Sie sie auf Papier brauchen.
Guides nutzen das Guide-Portal auf ihrem Smartphone. Es listet die Touren, die ihnen heute zugewiesen sind, mit Treffpunkt und Kartenlink, und sie checken Gäste durch Eingabe der Buchungsnummer ein.
Gesundheitsangaben der Gäste, etwa zu Ernährung oder Mobilität, speichert Odybook nicht. Guides sehen, was ihnen hilft, gute Gastgeber zu sein, etwa den Anlass, die Interessen und die Anzahl der Kinder.
- Tägliche Teilnehmerliste nach Startzeit, aus dem Browser druckbar
- Guide-Portal mit den heute zugewiesenen Touren
- Check-in per Buchungsnummer, mit Rückgängig-Funktion
- Datenschutz von Anfang an mitgedacht für sensible Gästeangaben
Guides, Einsatzplanung und Teamrollen
Im Solo-Tarif sind Sie selbst der Guide, und Odybook weist Ihnen Ihre Buchungen automatisch zu. Mit einem Team wählen Sie, wie Touren besetzt werden: Manager teilen Guides ein, oder Guides übernehmen offene Touren selbst.
Guides können eine Schicht einer bestimmten Kollegin, einem bestimmten Kollegen oder dem gesamten Pool anbieten, und Manager können jeden Schichttausch genehmigen oder ablehnen.
Teammitglieder erhalten eine von sieben Rollen, von Eigentümer und Manager bis Redakteur, Abrechnung, Zuschauer, Partner und Guide, und Sie können ein Mitglied auf bestimmte Erlebnisse beschränken. Manager können Vergütungssätze für Guides festlegen und einen Lohnbericht erstellen, und Eigentümer ab dem Team-Tarif erhalten ein Audit-Log der Änderungen an Rollen, Berechtigungen und Mitgliedschaften.
- Einteilung durch Manager oder Selbstübernahme durch Guides
- Schichttausch zwischen Guides
- Sieben Rollen plus Zugriff pro Erlebnis
- Vergütungssätze für Guides und Lohnbericht
- Audit-Log mit Download als CSV oder JSON
Gäste-E-Mails für jeden Schritt
Jede Buchung löst die E-Mails aus, die Gäste erwarten: eine Bestätigung und eine Stornierungsmitteilung, falls sich Pläne ändern. Auch Änderungen an Zusatzleistungen, Nachrichten Ihres Teams und frei gewordene Plätze auf der Warteliste werden per E-Mail mitgeteilt.
Nach der Tour können Sie direkt aus der Buchung eine Dankes-E-Mail mit Ihrer persönlichen Nachricht, einem Link für eine Bewertung auf Tripadvisor oder Google und einem Link zur erneuten Buchung senden.
Gäste-E-Mails gibt es auf Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch und Italienisch, sodass internationale Reisende sie in einer Sprache lesen, die sie verstehen.
- E-Mails zu Bestätigung und Stornierung
- Dankes-E-Mail mit Links zur Bewertung und erneuten Buchung, aus der Buchung gesendet
- E-Mails zu Warteliste und Zusatzleistungen
- Gäste-E-Mails in 5 Sprachen
Benachrichtigungen und ein gemeinsamer Posteingang
Ihr Team erhält E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Buchungen, Stornierungen, Nachrichten und Kontaktanfragen, und jede Person kann die E-Mails zu Buchungen, Stornierungen und Kommentaren abschalten, die sie nicht braucht.
Browser-Push-Benachrichtigungen melden neue Buchungen, Stornierungen und interne Notizen, und jeden Morgen kommt eine Übersicht über den Zeitplan des nächsten Tages.
Gästeunterhaltungen laufen in einem gemeinsamen Posteingang, gruppiert nach Kunde. Ihr Team antwortet aus Odybook per E-Mail, und wenn der Gast antwortet, landet die Antwort wieder im selben Verlauf.
- E-Mail-Benachrichtigungen, für jeden Nutzer einzeln abschaltbar
- Browser-Push und eine tägliche Übersicht über den Zeitplan
- Gemeinsamer Kunden-Posteingang, E-Mail-Antworten landen im selben Verlauf
Exporte und Analysen
Exportieren Sie Ihre Buchungsliste als CSV mit Buchungsnummer, Datum, Uhrzeit, Erlebnis, Kunde, E-Mail, Gästezahl, Gesamtbetrag und Status, bereit für Ihre Steuerberatung oder eine Tabellenkalkulation.
Manager sehen Umsatz- und Buchungsanalysen im Dashboard und können den Bericht als PDF exportieren.
- CSV-Export der Buchungen
- Analyse-Dashboard mit PDF-Export
Häufig gestellte Fragen
Können meine Guides Odybook auf dem Smartphone nutzen?
Ja. Das Guide-Portal funktioniert im Browser des Smartphones. Guides sehen ihre zugewiesenen Touren des Tages, öffnen den Treffpunkt auf einer Karte und checken Gäste per Buchungsnummer ein.
Versendet Odybook SMS?
Derzeit nicht. Nachrichten an Gäste und Team werden per E-Mail verschickt, und Ihr Team kann zusätzlich Browser-Push-Benachrichtigungen erhalten.
Kann ich meine Teilnehmerliste exportieren?
Sie können die tägliche Teilnehmerliste aus Ihrem Browser drucken, wodurch Sie sie auch als PDF speichern können, und Ihre Buchungsliste als CSV exportieren.
Wie viele Personen kann ich zu meinem Konto hinzufügen?
Solo umfasst einen Nutzer, Team 10 Nutzer mit weiteren Nutzern zu je 6 € im Monat, und Agentur hat keine Nutzergrenze.
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