Un planning de visites qui respecte votre capacité réelle

Chaque visite a sa propre liste d'horaires de départ quotidiens. Une visite à pied peut partir le matin puis l'après-midi, tandis qu'une croisière au coucher du soleil part une seule fois en soirée. Vos clients ne voient que les horaires encore disponibles à la date choisie.

Les délais de réservation protègent votre temps de préparation. Vous fixez un délai de prévenance minimum en heures, de 24 heures par défaut. Vous pouvez ajouter un délai distinct dès qu'un départ a reçu sa première réservation, ainsi qu'un délai « la veille » pour les départs matinaux, pour que personne ne réserve à minuit une visite qui part à l'aube.

Quand vous n'êtes pas disponible, bloquez la période au lieu de modifier la visite. Un blocage peut couvrir une journée entière ou une plage horaire, s'étendre sur plusieurs jours, et s'appliquer à toute l'entreprise ou seulement aux visites de votre choix. Les créneaux bloqués disparaissent immédiatement de la réservation. Dans les vues semaine et jour, vous pouvez aussi faire glisser la souris sur le calendrier pour créer un blocage.

Chaque visite a un nombre minimum et maximum de participants par réservation, ainsi qu'une capacité totale. Une visite partagée se remplit place par place jusqu'à son maximum. Une visite privée est entièrement réservée par la première réservation : deux familles ne se retrouvent jamais sur la même balade privée.

La capacité ne se limite pas aux places. Odybook ne laisse pas des visites qui se chevauchent dépasser le nombre de guides actifs de votre équipe : vous ne vendez jamais plus de départs que vous ne pouvez en assurer.

Pour éviter les doubles réservations, les disponibilités sont vérifiées à nouveau au sein même de la réservation, avec un verrou sur le jour et le créneau. Les paiements non finalisés retiennent leurs places jusqu'à leur expiration : deux clients qui paient au même moment ne peuvent pas prendre tous les deux la dernière place.

Choisissez le modèle de tarification qui correspond à votre façon de vendre : un prix par personne, un prix par groupe, ou un prix de base plus des catégories de participants nommées, comme adulte, enfant ou étudiant. Vous nommez vous-même les catégories.

Les prix saisonniers et promotionnels s'appliquent à des plages de dates. Chacun définit un prix fixe ou une variation en pourcentage, et une priorité détermine quelle règle l'emporte quand des plages se chevauchent. Les réservations publiques appliquent automatiquement le bon prix pour la date choisie par le client.

Le calendrier des réservations propose des vues mois, semaine et jour, avec un filtre par visite. C'est là que vous voyez ce qui arrive, ouvrez une réservation et bloquez des périodes.

Si vous préférez Google Agenda, Odybook peut y envoyer vos réservations et vos périodes bloquées. Chaque utilisateur peut connecter son propre calendrier, quelle que soit la formule, et la formule Équipe ajoute un calendrier d'entreprise partagé. La synchronisation fonctionne dans un seul sens : les événements créés directement dans Google Agenda ne bloquent pas les disponibilités dans Odybook. Chaque utilisateur dispose aussi d'un flux iCal privé, auquel il peut s'abonner et qu'il peut réinitialiser à tout moment.

Quand une date est complète, vos clients peuvent s'inscrire sur une liste d'attente depuis la page de réservation. Vous voyez la liste dans votre administration et pouvez prévenir les personnes inscrites lorsqu'une place se libère.