Gestion des visites, des guides et de l'équipe

C'est dans les opérations que les petites entreprises de visites perdent du temps : recopier des noms dans des tableurs, transférer des e-mails aux guides et répondre aux mêmes questions des clients. Odybook réunit réservations, guides et messages clients, pour qu'un guide indépendant comme une équipe de dix personnes travaillent à partir de la même source.

Listes des participants quotidiennes et check-in des guides

La liste des participants affiche les réservations de chaque jour regroupées par heure de départ : la visite, la référence et le statut de la réservation, le client principal, le nombre de participants, le guide affecté et vos notes de réservation. Passez au jour précédent ou suivant, et imprimez-la depuis votre navigateur quand vous voulez une version papier.

Les guides utilisent le portail guide sur leur téléphone. Il liste les visites qui leur sont affectées aujourd'hui, avec le point de rendez-vous et un lien vers la carte, et ils enregistrent l'arrivée des participants en saisissant la référence de réservation.

Les informations de santé des clients, comme les régimes alimentaires ou la mobilité, ne sont pas stockées par Odybook. Les guides voient ce qui les aide à bien accueillir, comme l'occasion, les centres d'intérêt et le nombre d'enfants.

Liste des participants quotidienne par heure de départ, imprimable depuis le navigateur
Portail guide avec les visites affectées du jour
Check-in par référence de réservation, avec annulation possible
Confidentialité dès la conception pour les informations sensibles des clients

Guides, affectation et rôles d'équipe

Avec la formule Solo, vous êtes le guide, et Odybook vous affecte automatiquement vos réservations. En équipe, choisissez comment les visites sont attribuées : les responsables affectent les guides, ou les guides prennent eux-mêmes les visites disponibles.

Les guides peuvent proposer un créneau à un collègue désigné ou à l'ensemble de l'équipe, et les responsables peuvent accepter ou refuser chaque échange.

Chaque membre de l'équipe reçoit l'un des sept rôles, de propriétaire et responsable à éditeur, facturation, lecteur, partenaire et guide, et vous pouvez limiter un membre à certaines expériences. Les responsables peuvent définir les tarifs de rémunération des guides et générer un rapport de paie, et les propriétaires en formule Équipe ou supérieure disposent d'un journal d'audit des changements de rôles, de permissions et de membres.

Affectation par un responsable ou prise en charge par les guides
Échanges de créneaux entre guides
Sept rôles et accès par expérience
Tarifs de rémunération des guides et rapport de paie
Journal d'audit téléchargeable en CSV ou JSON

Des e-mails clients à chaque étape

Chaque réservation déclenche les e-mails attendus par vos clients : une confirmation, et un avis d'annulation si les plans changent. Les modifications d'options, les messages de votre équipe et les places libérées sur liste d'attente font aussi l'objet d'un e-mail.

Après la visite, vous pouvez envoyer depuis la réservation un e-mail de remerciement avec votre propre message, un lien pour laisser un avis sur Tripadvisor ou Google, et un lien pour réserver à nouveau.

Les e-mails clients sont rédigés en anglais, français, espagnol, allemand et italien, pour que les voyageurs internationaux les lisent dans une langue qu'ils connaissent.

E-mails de confirmation et d'annulation
E-mail de remerciement avec liens d'avis et de nouvelle réservation, envoyé depuis la réservation
E-mails de liste d'attente et de mise à jour des options
E-mails clients en 5 langues

Alertes et boîte de réception partagée

Votre équipe reçoit des alertes par e-mail pour les nouvelles réservations, les annulations, les messages et les demandes de contact, et chacun peut désactiver les e-mails de réservation, d'annulation et de commentaire dont il n'a pas besoin.

Des notifications push dans le navigateur signalent les nouvelles réservations, les annulations et les notes internes, et chaque matin arrive un récapitulatif du programme du lendemain.

Les conversations avec les clients sont réunies dans une boîte de réception partagée, regroupées par client. Votre équipe répond par e-mail depuis Odybook, et quand le client répond, sa réponse revient dans le même fil.

Alertes par e-mail désactivables par utilisateur
Notifications push dans le navigateur et récapitulatif quotidien du programme
Boîte de réception client partagée avec réponses par e-mail regroupées dans le fil

Exports et statistiques

Exportez votre liste de réservations en CSV avec la référence, la date, l'heure, l'expérience, le client, l'e-mail, le nombre de participants, le total et le statut, prête pour votre comptable ou un tableur.

Les responsables consultent les statistiques de chiffre d'affaires et de réservations dans le tableau de bord et peuvent exporter le rapport en PDF.

Export CSV des réservations
Tableau de bord statistique avec export PDF

Questions fréquentes

Mes guides peuvent-ils utiliser Odybook sur leur téléphone ?

Oui. Le portail guide fonctionne dans le navigateur du téléphone. Les guides voient les visites qui leur sont affectées pour la journée, ouvrent le point de rendez-vous sur une carte et enregistrent l'arrivée des participants par référence de réservation.

Odybook envoie-t-il des SMS ?

Pas aujourd'hui. Les messages aux clients et à l'équipe sont envoyés par e-mail, et votre équipe peut aussi recevoir des notifications push dans le navigateur.

Puis-je exporter ma liste des participants ?

Vous pouvez imprimer la liste des participants quotidienne depuis votre navigateur, ce qui permet aussi de l'enregistrer en PDF, et exporter votre liste de réservations en CSV.

Combien de personnes puis-je ajouter à mon compte ?

Solo inclut un utilisateur, Équipe inclut 10 utilisateurs, puis 6 € par mois par utilisateur supplémentaire, et Agence n'a pas de limite d'utilisateurs.

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