Programación de tours que respeta tu capacidad real
Define cuándo salen tus tours, cuántos clientes admiten y cuántos guías tienes. Odybook convierte esas reglas en los horarios que los clientes pueden reservar, y vuelve a comprobar cada reserva con ellas antes de confirmarla.
En Odybook la disponibilidad se calcula, no se introduce a mano. Describes cada tour una sola vez: sus horarios de salida, el tamaño del grupo, si es privado o compartido y la antelación que necesitas. Después Odybook combina esas reglas con tus bloqueos de tiempo y tus guías, y solo ofrece los horarios que realmente puedes operar.
Horarios de salida, plazos límite y tiempo bloqueado
Cada tour tiene su propia lista de horarios de salida diarios. Un tour a pie puede salir por la mañana y otra vez por la tarde, mientras que un crucero al atardecer sale una sola vez por la noche. Los clientes solo ven los horarios que siguen disponibles en la fecha que eligen.
Los plazos límite protegen tu tiempo de preparación. Defines una antelación mínima en horas, que por defecto es de 24 horas. Puedes añadir un plazo distinto para cuando una salida ya tiene su primera reserva, y un plazo de “la noche anterior” para las salidas tempranas, para que nadie reserve a medianoche un tour que sale al amanecer.
Cuando no estés disponible, bloquea el tiempo en lugar de editar el tour. Un bloqueo puede cubrir un día entero o una franja horaria, abarcar varios días y aplicarse a todo el negocio o solo a los tours que elijas. Los horarios bloqueados desaparecen de la reserva al instante. En las vistas de semana y de día también puedes arrastrar sobre el calendario para crear un bloqueo.
- Horarios de salida diarios por tour
- Antelación mínima, plazo tras la primera reserva y plazo de la noche anterior
- Bloqueos de día entero o parciales para el negocio o para tours concretos
- Horarios guardados en la zona horaria de tu negocio, incluidos los cambios de horario de verano
Tamaños de grupo, tours privados y límites reales
Cada tour tiene un número mínimo y máximo de clientes por reserva y una capacidad total. Un tour compartido se llena plaza a plaza hasta alcanzar su máximo. Un tour privado queda reservado por completo con la primera reserva, así que dos familias nunca acaban en el mismo paseo privado.
La capacidad no depende solo de las plazas. Odybook no permite que los tours que se solapan superen el número de guías activos de tu equipo, así nunca vendes más salidas de las que puedes cubrir.
Para evitar dobles reservas, la disponibilidad se vuelve a comprobar dentro de la propia reserva, con un bloqueo sobre el día y el horario. Los pagos sin completar retienen sus plazas hasta que caducan, así que dos clientes que pagan en el mismo momento no pueden quedarse ambos con la última plaza.
- Tours compartidos o privados, cada uno con su propia capacidad
- Capacidad limitada por guías en tours que se solapan
- Disponibilidad comprobada de nuevo bajo bloqueo antes de guardar cada reserva
Modelos de precio y precios de temporada
Elige el modelo de precio que encaje con tu forma de vender: un precio por persona, un precio por grupo o un precio base más categorías de participantes con nombre, como adulto, niño o estudiante. Las categorías las nombras tú.
Los precios de temporada y promocionales se aplican a rangos de fechas. Cada uno fija un precio o una variación porcentual, y una prioridad decide qué regla prevalece cuando los rangos se solapan. Las reservas públicas aplican automáticamente el precio correcto para la fecha que elige el cliente.
- Por persona, por grupo o precio base más categorías
- Precios por rango de fechas como importe fijo o porcentaje
- Seis divisas admitidas
Un solo calendario para toda tu operación
El calendario de reservas ofrece vistas de mes, semana y día, con un filtro por tour. Ahí ves lo que viene, abres una reserva y bloqueas tiempo.
Si prefieres Google Calendar, Odybook puede enviarle tus reservas y tus bloqueos de tiempo. Cada usuario puede conectar su propio calendario en cualquier plan, y el plan Equipo añade un calendario compartido del negocio. La sincronización va en un solo sentido: los eventos que creas directamente en Google Calendar no bloquean la disponibilidad en Odybook. Cada usuario también tiene un feed iCal privado al que puede suscribirse y que puede restablecer en cualquier momento.
Cuando una fecha está completa, los clientes pueden apuntarse a una lista de espera desde la página de reserva. Ves la lista en tu panel de administración y puedes avisar a las personas cuando se libera una plaza.
- Vistas de mes, semana y día con filtro por tour
- Sincronización en un solo sentido con Google Calendar y un feed iCal privado por usuario
- Inscripciones en lista de espera en fechas completas
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener horarios de salida distintos los fines de semana o en temporada alta?
Los horarios de salida se aplican todos los días. Para saltarte días, bloquéalos. Las temporadas se aplican a los precios: puedes cobrar un precio distinto para cualquier rango de fechas, pero los horarios de salida siguen siendo los mismos.
¿Cómo evita Odybook que dos clientes reserven la última plaza?
La disponibilidad se vuelve a comprobar dentro de la reserva con un bloqueo sobre el día y el horario, y los pagos sin completar retienen sus plazas hasta que caducan. El segundo cliente ve el horario como completo.
¿La sincronización con Google Calendar funciona en ambos sentidos?
No. Odybook envía las reservas y los bloqueos de tiempo a Google Calendar. Los eventos que añades directamente en Google no bloquean la disponibilidad en Odybook, así que bloquea ese tiempo en Odybook.
¿Puedo cancelar una salida que no alcanza su tamaño mínimo de grupo?
El mínimo se aplica a cada reserva, no a la salida en su conjunto, y Odybook no cancela salidas automáticamente. Eres tú quien decide y gestiona esas cancelaciones.
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